SISTEM PENGOLAHAN DATA

A. Pengertian
            Data adalah suatu penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin.
            Pengolahan data adalah bentuk pengolahan terhadap data untuk menbuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan agar dapat digunakan.
            Sistem Pengolahan Data adalah/ Sistem Pengolahan Data yaitu/ Sistem Pengolahan Data merupakan/ yang dimaksud Sistem Pengolahan Data/ arti Sistem Pengolahan Data/ definisi Sistem Pengolahan Data.
Tujuan Pengolahan Data :
            Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Serta untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.
Fungsi dasar Pengolahan Data :
1. Mengambil program dan data (masukan / input)
2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan

B. TUGAS PENGOLAHAN DATA

            Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:

1. pengumpulan data

sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

2. pengubahan data

            diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :

pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.

Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.

Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.

3. penyimpanan data

            pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.

4. Pembuatan dokumen System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.

5. Sifat pengolahan data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.

a. menjalankan tugas penting

b. mengikuti prosedur standar secara relative

c. mendapatkan data yang lengkap.

d. Mempunyai focus historisa yang paling utama

e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

C. CONTOH SISTEM PENGOLAHAN DATA

Berikut ini beberapa contoh dari sistem pengolahan data:

1.  Memenuhi Pesanan Pelanggan

Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram.

1. Entri pesanan (order entri)

a. mengedit data pesanan

perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah pesanan pelanggan.

b. Melakukan pengecekan kridit

Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account receivable.

c. melakukan log in pesanan

jika pesanan di terima maka kita masukan deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi menandai pesanan yang terpenuhi.

ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai mereka dihubungkan dengan arus

data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data.

2. Inventarisasi

kita telah menerima pesanan pelanggan. Sekarang kita harus menentukan apakah kita dapat memenuhinya atau tidak.

a. mengecek keseimbangan persediaan

langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak dapat dipenuhi, beck order recor dimasukan ke dalam field beck order.

b. mengecek point pemesanan kembali

kita harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field poit pemesanan kembali recor point (point pemesanan kembali)adalah jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok.

c. menambah item yang diterima

untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receiv item dari item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item yang diterima dal;am file inventori.

3. Penagihan

Invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah hutang.

a. mendapatkan data pelanggan

data pelanggan meliput nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor tenagga

penjual yang akan ditulis pada faktur dan dokumen lain

b. membuat faktur

pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya adalah

tiap line item (item baris) atau item yang terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan

mengalikan harga dengan jumlah item.

4. Account receivable

a. memasukan receivable baru

b. menghapus receivable yang telah terbayar

c. membuat steatment

d. memberikan data pada buku besar umum

2.  Memesan Stok Tambahan

1. pembelian

merupakan bagian dari fungsi marketing, recor dimasukan dalam arus purchasing data (data pembelian ) yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian:

a. menetukan pemasok

b. mendapatkan komitmen verbal

c. membuat pesanan pembelian

d. menutup pesanan pembelian

2. penerimaan

sitem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus

tersebut terjadi.

a. mengolah penerimaan

b. memberitaukan kepada sistem lainya

3. account payable

account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi

1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan

2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima

3. bila factor telah diterima dari pemasok

D.  PERANAN PEMROSESAN DASAR DALAM PEMECAHAN MASALAH

            Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alasan yang pertama sistem pengolahan data yang benar menghasilkan output informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua system pengolahan data yang memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah.

Proses kerja komputer secara sederhana adalah :

Proses pertama      :

Menerima perintah yang User masukan melalui perangkat input seperti   keyboard dan mouse

Proses kedua          :

Mengolah perintah yang sudah diterima dari User, perangkat keras yang mengelola perintahnya adalah prosesor atau juga sering disebut sebagai otak komputer, prosesor memiliki tiga bagian penting yaitu:

1. Control Unit(CU)=Mengontrol semua kerja perangkat yang terpasang dalam computer

2. Arithmatic Logical Unit(ALU)=Mengelola semua proses yang berhubungan dengan logika dan matematika, seperti ketika kita menggunakan kalkulator maka proses menghitungnya diproses oleh ALU

3. Memory Unit(MU)=Sebagai unti pendukung, dimana proses yang sering dilakukan oleh prosesor sementara akan tersimpan dalam unit ini

Proses ketiga          :

Mengeluarkan(Output) hasil dari perintah yang sudah diolah didalam prosesor melalui perangkat output seperti monitor(Mengeluarkan tampilan), spiker(Mengeluarkan suara), printer(Mengeluarkan hasil cetakan) dan melalui perangkat output lain. Dalam sebuah computer terdapat alat input dan output yang bekerja saling berhubungan satu sama lain.

            Semua alat input dan output dapat berkontribusi pada pemecahan masalah baik secara langsung dan tidak langsung. Contoh: keyboard , display, printer dan plotter (berperan langsung), source data automation device, microfilm (berperan tidak langsung). Seperti halnya perangkat keras, perangkat lunak dapat juga berperan langsung atau tidak langsung. Contoh: sistem operasi (berperan tidak langsung), aplikasi bisnis umum dan industri (berperan tidak langsung)

Adapun langkah-langkah dalam pemecahan masalah meliputi :

1.      Investigasi situasi

Proses pemecahan masalah dimulai apabila masalah itu telah diidentifikasi

Ada 3 aspek yang penting dalam investigasi situasi yaitu :

1. Perumusan masalah

2. Identifikasi tujuan keputusan

3. Diagnosis penyebab

2.      Mengembangkan alternative

3.      Evaluasi alternatif dan memilih yang terbaik

Kriteria pengukuran efektivitas adalah :

1. Apakah alternatif tersebut realistis dalam kaitannya dengan tujuan dan sumber daya yang ada dalam organisasi

2. Seberapa baik alternatif tersebut akan membantu memecahkan masalah.

4.      Melaksanakan dan memantau keputusan

Jenis Keputusan Yang Dihasilkan Dari Para Manajer Adalah Sebagai Berikut :

1. Keputusan terprogram

Keputusan terprogram adalah keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan atau prosedur tertentu.

2. Keputusan tidak terprogram

Keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah yang luar biasa atau masalah istimewa.

Sumber:

Fatta, H.A. (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. (Google Book)

Joos, I. Dkk. (2009). Belajar Cepat Komputer: Panduan untuk Profesi Kesehatan (ed.3). Jakarta: EGC. (Google Book)

Gaol, C.J.L (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Grasindo. (Google Book)

Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran. Jakarta: Visi Media. (Google Book)

Kusrini & Kaniyo, A. (2007). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. (Google Book)

Budiman, A. (2006). Kebebasan, Negara Pembangunan. Jakarta: Alvabet. (Google Book)

http://bowol.blogspot.com/2010/03/apa-itu-pengertian-pengolahan-data-dan.html

http://kuliah-apsi.blogspot.com/2008/09/memahami-pengolahan-data.html

http://nadiapritta.blogspot.com/2009/11/sia-sebagai-pelaksanan-tugas-pengolahan.html

http://www.docstoc.com/docs/20364360/Definisi-Data-dan-Informasi

http://yuliahernawati.students-blog.undip.ac.id/2010/03/23/data-sistem-akuisi-pengolahan-data-dan-serial-sinkron/